Fünf Tipps um in eine Cloud-Telefonzentrale zu wechseln

Maya van der Schuit
on 11 April 2019

Kostenersparnis, Bequemlichkeit und die vielen Funktionen sind die hauptsächlichen Beweggründe, um von einer eigenen IP-Telefonanlage zu einer Cloud-Telefonanlage zu wechseln. Vor einigen Jahren hat Voys noch IP-Telefonanlagen verkauft und installiert, heute bieten wir ausschließlich in der Cloud gehostete Telefonie an.

Immer mehr Betriebe wechseln zu einer Telefonanlage in der Cloud. Obwohl es kinderleicht ist, verläuft nicht jeder Wechsel reibungslos. In der Praxis haben wir immer mal wieder Situationen, wo ein paar offensichtliche, aber wichtige Punkte vergessen werden. Ein paar dieser Punkte haben wir für sie aufgeschrieben. Nutzen sie sie!

1. Überprüfen sie, ob sie genug Bandbreite zur Verfügung haben.

Bei einer eigenen Telefonzentrale werden alle internen Telefongespräche im internen Betriebsnetzwerk bearbeitet. Bei einer gehosteten Lösung ist dies nicht länger der Fall. Die Folge davon ist eine Zunahme der Datennutzung. Um zu überprüfen, ob sie genügend Bandbreite zur Verfügung haben, können sie die folgende Faustregel nutzen: Der Datenverbrauch nimmt um 0.2Mbit zu, bei jedem internen Gespräch zwischen zwei Kollegen, sowohl Upload als auch Download. Nichts dramatisches, aber etwas worüber man sich vorher Gedanken machen sollte.

2. Kontrollieren sie, ob die vorhandenen Telefone geeignet sind.

Um überhaupt via die Cloud telefonieren zu können, müssen die Telefone für das SIP-Protokoll geeignet sein. Nicht jedes IP-Telefon ist per Definition geeignet für dieses Protokoll. Glücklicherweise gibt es hierfür meistens eine Lösung, zum Beispiel das Telefon zu “flashen” mit einer anderen firmware. Der Anbieter ihrer Telefone kann ihnen hierbei assistieren. Vorsicht:

Benutzen sie im Moment Telefone, die nicht bei voys.nl/instellen beschrieben sind? Dann ist es ratsam – weil sie zu gehosteter Telefonie umsteigen – zu kontrollieren, was die richtigen Geräteeinstellungen sind. Es kann nämlich sein, dass ihre Telefone nur ein bisschen anders eingestellt werden müssen, um gute Verbindung mit unserer Telefonplattform zu gewährleisten. Obwohl wir nicht jedes Gerät (gut) kennen, können wir zusammen mit ihnen probiere, die optimalen Geräteeinstellungen zu finden.

3. Überlegen sie sich, welche Funktionen sie übertragen wollen.

Überlegen sie welche Funktionen sie im Moment benutzen mit ihrer heutigen Telefonanlage. Denken sie zum Beispiel an Warteschleifen, Auswahlmenü, Tag-/Nachtschaltung oder Voicemail. Die Telefonie Plattform von Voys bietet viele Möglichkeiten, aber es kann sein, dass spezielle Funktionen etwas anders funktionieren. Das muss kein Problem sein, aber es ist gut, dies vorher zu wissen. Tipp: Beziehen sie die Rezeptionisten mit ein, bei diesen Überlegungen. Sie wissen genau, welche Funktionen (viel) genutzt werden und welche Situation gewünscht ist.

4. Legen sie uns ihr bestehendes Netzwerk vor

Das einstellen einer Firewall oder eines Routers ist relativ einfach, wenn sie eine eigene Telefonanlage haben. Immerhin ist es nur ein Apparat, der Kontakt mit unserer Plattform aufnimmt. Wenn sie zu gehosteter Telefonie wechseln, dann nimmt jedes Gerät in ihrer Organisation individuell Verbindung mit der Voys Plattform auf. Router und Firewall werden dann mehr belastet, weil mehr Ports gebraucht werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass dies für Probleme sorgt ist klein, aber wenn sie es genau wissen möchten, dann können sie die bestehende Netzwerkinfrastruktur an uns weiterleiten. Wir haben bei Voys mittlerweile etwas Erfahrung mit VoIP und Netzwerken ;-).

5. Testen! Testen! Testen!

Der wichtigste Tipp den ich ihnen geben kann, wenn sie in eine gehostete Telefonanlage wechseln, ist dass sie es testen müssen. Bevor sie vollständig zu Voys wechseln, können sie ruhig eine Zeit lang mit einer Testnummer und einem gehosteten Gerät den Service testen. Obendrein können sie ihren heutigen “call flow” (oder Wählplan, wie wir das bei Voys nennen) in unsere online Plattform “Freedom” übernehmen. Zusätzlich können ihre Kollegen die Geräte testen, während sie an die gehostete Umgebung angeschlossen sind. Gelingt der Test? Dann wissen sie sicher, dass sie ruhigen Herzens vollständig zu Voys wechseln und den Stromstecker aus ihrer eigenen Telefonanlage ziehen können.

Auch wenn die genannten Punkte auf der Hand liegen mögen, so passiert es regelmäßig, dass einer oder mehrere Punkte vergessen werden. Das wäre Schade. Wir haben eine prächtige Telefonie Plattform, die ihre Organisation optimal erreichbar sein lässt. Ein reibungsloser Übergang sorgt für einen besseren Start.

Möchten sie zu der gehosteten Telefonie von Voys wechseln und haben sie (technische) Fragen? Nehmen sie dann gerne Kontakt zu mir oder meinen Kollegen auf.

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